Tuija Mattsson ja Riina Antikainen

JET blogi 9.2.2016

Nopeammin, joustavammin, ketterämmin

Tutkimuslaitosten toimintaympäristö on muuttunut jatkuvasti. Digitalisaation, SOMEn ja 24/7 -viestinnän myötä muutosnopeus on viime vuosina kasvanut. Tutkimuslaitoksiltakin edellytetään nopeaa reagointia yhteiskunnallisiin tapahtumiin ja esiin nouseviin teemoihin. Lisäpainetta tutkimusorganisaatioille tuo myös lisääntynyt yhteistyö yritysmaailman kanssa. Tutkimuslaitokset ovat perinteisesti tottuneet viestimään hitaammalla temmolla. Useamman vuoden hankkeissa viestintä on keskitetty hankkeen loppuun, jolloin on kerralla tiedotettu kaikki hankkeen tulokset ja sen jälkeen ajateltu, että kaikki tarpeellinen on tehty. Nykyisin tarvitaan myös yhä enemmän viestinnän sijaan vuorovaikutusta eri sidosryhmien kanssa.

Isoissakin tutkimusorganisaatioissa vastuu viestinnästä on perinteisesti ollut yhden yksikön vastuulla, mikä on nykyisessä toimintaympäristössä auttamatta liian hidas ja joustamaton tapa toimia. Siksi viestimisvastuuta jaetaankin yhä enemmän kaikille organisaation asiantuntijoille ja tutkijoille, mikä auttaa reagoimaan esiin nouseviin uutisiin ja kysymyksiin nopeammin. Toisaalta tutkijat eivät aina ole parhaita viestijiä, varsinkaan alustavista tuloksista. He kun haluaisivat kertoa myös epävarmuuksista, kun taas yhteiskunta haluaisi selkeitä ja yksiselitteisiä vastauksia eikä ”mutta toisaalta” sivulauseita. SOME-maailma on myös lisännyt haasteastetta; miten kertoa asiasta vaikkapa Twitterissä 140 merkillä?

Hankkeen tuloksista viestintää ei myöskään kannattaisi lopettaa hankkeen lopputiedotteeseen, vaan nostaa tuloksia myöhemminkin aiheen noustessa pinnalle. Uusiin toimintatapoihin ja muutoksiin sopeutuminen vie aikansa. Jatkuva ajanhermolla pysyminen ja nopea reagointi on työlästä ja aikaa vievää.

Viestintä- ja vuorovaikutusmaailman muutos asettaa uusia vaateita myös johtamiseen. Näkökulma tulee ottaa huomioon jo toimintaa suunniteltaessa ja viestintään tulisi varata riittävästi resursseja. Organisaatiossa esimiesten tulisi kannustaa ja tukea alaisiaan viestinnässä. Yksilötasolla muutosnopeudessa ja viestintävalmiudessa on suuria eroja. Joillakin uusien viestintätapojen käyttöönotto käy käden käänteessä, toisilla taas asian haltuunotto vie enemmän aikaa. Kaikkien kannustaminen ja tukeminen on kuitenkin tärkeää, jotta tutkimusorganisaatiot saavat edelleen äänensä kuuluviin ja asiantuntijuutensa näkyviin ja yhteiskunnan käyttöön.